Il Dipartimento del Tesoro, esaminati gli atti e le difese presentate, ha disposto l’archiviazione del procedimento relativo agli obblighi di adeguata verifica e di segnalazione delle operazioni sospette
Il procedimento amministrativo in materia di antiriciclaggio seguito da Studio Ajese & Partners si è concluso con un esito pienamente favorevole per il professionista assistito.
All’esito dell’esame degli atti acquisiti al fascicolo, il Dipartimento del Tesoro – Direzione prevenzione e contrasto dell’utilizzo del sistema finanziario per fini illeciti – ha infatti comunicato formalmente di aver disposto l’archiviazione del procedimento.
Il risultato assume particolare rilievo perché le contestazioni originariamente formulate riguardavano due ambiti centrali della normativa antiriciclaggio:
- il presunto mancato corretto assolvimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela;
- la presunta omissione della segnalazione di operazioni sospette.
Le sanzioni astrattamente applicabili erano particolarmente rilevanti: da euro 2.500 a euro 50.000 per le contestazioni relative all’adeguata verifica e da euro 30.000 a euro 300.000 per quelle concernenti l’omessa segnalazione.
L’archiviazione conferma l’importanza di una difesa tecnica, tempestiva e analiticamente documentata, capace di ricostruire non soltanto gli adempimenti formalmente eseguiti, ma soprattutto il procedimento valutativo concretamente seguito dal professionista.
L’antiriciclaggio non può essere applicato attraverso automatismi
La normativa antiriciclaggio attribuisce ai notai, agli avvocati, ai commercialisti e agli altri soggetti obbligati un ruolo fondamentale nella prevenzione dell’utilizzo del sistema economico e finanziario per finalità illecite.
Tali obblighi, tuttavia, devono essere applicati nel rispetto del principio dell’approccio basato sul rischio.
Ciò significa che non ogni operazione immobiliare che presenti elementi particolari richiede automaticamente una verifica rafforzata. Allo stesso modo, la presenza di un indicatore di anomalia non determina, da sola, l’obbligo di trasmettere una segnalazione di operazione sospetta.
La verifica deve essere modulata considerando complessivamente:
- le caratteristiche del cliente;
- la natura e lo scopo della prestazione;
- l’importo e le modalità dell’operazione;
- la provenienza geografica delle parti;
- il comportamento tenuto dal cliente;
- la presenza di eventuali incongruenze o fattori di rischio.
Quando l’analisi complessiva evidenzia un rischio basso, il professionista può legittimamente adottare misure di adeguata verifica semplificata, purché la scelta risulti coerente, motivata e documentabile.
Il caso seguito da Studio Ajese & Partners
Il procedimento trae origine da un verbale della Guardia di Finanza del 7 dicembre 2023, con il quale erano state formulate contestazioni riguardanti sei operazioni notarili.
Le operazioni avevano carattere occasionale ed erano state valutate dal professionista come operazioni a basso rischio, sulla base della normativa vigente, delle Regole Tecniche del Consiglio Nazionale del Notariato e del software reso disponibile ai notai attraverso la Rete Unitaria del Notariato.
La qualificazione del rischio aveva determinato l’applicazione di un regime di adeguata verifica semplificata. La difesa ha dimostrato che le informazioni raccolte dal professionista risultavano non soltanto conformi agli standard richiesti, ma, sotto diversi profili, persino più approfondite rispetto a quelle normalmente necessarie in presenza di un rischio basso.
Gli avvocati di Studio Ajese & Partners hanno predisposto articolati scritti difensivi ai sensi dell’art. 18 della Legge n. 689/1981 e una successiva memoria integrativa, ricostruendo analiticamente:
- la documentazione acquisita per ciascuna operazione;
- la valutazione del rischio effettuata;
- il funzionamento del software utilizzato;
- la conformità dell’attività alle Regole Tecniche del Notariato;
- l’assenza dei presupposti per procedere a una segnalazione di operazione sospetta.
La difesa ha inoltre contestato l’impostazione secondo la quale la scheda di rischio avrebbe dovuto necessariamente essere redatta separatamente per ciascun cliente e riportare una specifica data, evidenziando l’assenza di una disposizione normativa che imponesse tali formalità.
La valutazione deve riguardare l’intera pratica
Uno degli aspetti maggiormente dibattuti riguardava la redazione di una scheda complessiva riferita all’intera operazione, anziché di una distinta valutazione per ciascun soggetto coinvolto.
La difesa ha evidenziato che il software predisposto dal Consiglio Nazionale del Notariato è strutturato per documentare la valutazione del rischio per ogni pratica.
La valutazione complessiva non rappresenta una forma di controllo meno rigorosa. Il sistema considera, infatti, i fattori riferibili a tutte le parti coinvolte, attribuisce un punteggio alle singole risposte e determina il rischio effettivo dell’operazione sulla base del risultato cumulativo.
Lo stesso Consiglio Nazionale del Notariato ha chiarito che il report deve documentare la valutazione effettuata per la pratica, consentendo di dimostrare anche successivamente la legittimità della scelta tra verifica semplificata, ordinaria o rafforzata.
La scheda priva di data non è automaticamente irrilevante
Un altro rilievo riguardava l’assenza della data sulla scheda di mitigazione e valutazione del rischio.
Il software utilizzato non prevedeva, tuttavia, un apposito campo destinato alla data. Inoltre, la normativa sulla conservazione documentale stabilisce quali informazioni devono consentire di ricostruire l’incarico e l’operazione, ma non impone espressamente la datazione della scheda di valutazione del rischio.
La difesa ha quindi evidenziato che non può essere trasformata in violazione amministrativa l’inosservanza di un requisito formale non previsto dalla legge, dai regolamenti o dalle Regole Tecniche applicabili.
La contestazione deve indicare in modo preciso la disposizione violata. Non è sufficiente ritenere incompleto un documento soltanto perché organizzato secondo modalità diverse da quelle successivamente considerate preferibili dall’Autorità ispettiva.
L’indicatore di anomalia non impone sempre la segnalazione
Particolare attenzione è stata dedicata anche alla contestazione relativa all’omessa segnalazione di operazioni sospette.
Gli indicatori di anomalia hanno una funzione di ausilio. Richiamano l’attenzione del professionista e possono rendere opportuno un approfondimento, ma non costituiscono una prova automatica dell’esistenza di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo.
La mera ricorrenza di uno o più indicatori non è sufficiente per imporre la segnalazione. Occorre valutare concretamente:
- la coerenza economica dell’operazione;
- le modalità di pagamento;
- il profilo patrimoniale e professionale delle parti;
- la trasparenza e la collaborazione del cliente;
- l’eventuale presenza di incongruenze;
- l’esistenza di ragionevoli motivi di sospetto.
Nel caso esaminato, la difesa ha dimostrato che le modalità di pagamento erano ordinarie e tracciabili e che non erano emerse anomalie capaci di far sorgere un ragionevole sospetto sulla liceità delle operazioni.
Come evidenziato nella memoria, la presenza di un indicatore deve sempre essere valutata nel contesto complessivo dell’operazione e alla luce delle circostanze soggettive e oggettive concretamente conosciute dal professionista.
L’archiviazione del procedimento
Le argomentazioni difensive sono state sottoposte al Ministero dell’Economia e delle Finanze mediante gli scritti previsti dalla Legge n. 689/1981 e una memoria integrativa presentata in
Studio Ajese Partners assiste notai, professionisti e imprese durante le verifiche antiriciclaggio e nei successivi procedimenti amministrativi sanzionatori.
L’attività comprende l’esame dei verbali ispettivi, la ricostruzione documentale degli adempimenti, la redazione degli scritti difensivi e delle memorie integrative, nonché l’assistenza nelle audizioni davanti alle Autorità competenti.
Il procedimento conclusosi con l’archiviazione conferma l’efficacia di un metodo difensivo fondato sull’analisi puntuale delle operazioni, sulla corretta interpretazione della normativa e sulla valorizzazione della condotta diligente del professionista.
In materia di antiriciclaggio, infatti, la responsabilità non può essere affermata sulla base di automatismi o di requisiti formali privi di un preciso fondamento normativo. Deve essere verificato concretamente se il professionista abbia correttamente valutato il rischio e adempiuto agli obblighi previsti dalla legge.
L’archiviazione ottenuta da Studio Ajese Partners costituisce, sotto questo profilo, un risultato significativo e conferma la piena fondatezza dell’impostazione difensiva adottata.
Domande Frequenti – FAQ
È il criterio, previsto dalla normativa antiriciclaggio, secondo cui l’intensità dei controlli deve essere proporzionata al rischio effettivo dell’operazione. Non ogni operazione con elementi particolari richiede automaticamente una verifica rafforzata: il professionista deve valutare complessivamente cliente, natura della prestazione, importo, provenienza geografica delle parti e comportamento tenuto, per stabilire se applicare adeguata verifica semplificata, ordinaria o rafforzata.
Quando l’analisi complessiva del rischio evidenzia un profilo basso, sulla base di elementi oggettivi relativi al cliente, all’operazione e al contesto. La scelta deve però risultare coerente, motivata e documentabile, ad esempio attraverso il software di valutazione del rischio messo a disposizione dagli ordini professionali.
No. Gli indicatori di anomalia hanno una funzione di ausilio e richiamano l’attenzione del professionista, ma non costituiscono prova automatica di riciclaggio. La segnalazione è dovuta solo quando, valutate concretamente coerenza economica, modalità di pagamento, profilo delle parti e trasparenza del cliente, emergano ragionevoli motivi di sospetto.
Le sanzioni amministrative variano in base alla violazione contestata: per il mancato rispetto degli obblighi di adeguata verifica della clientela sono generalmente comprese tra 2.500 e 50.000 euro, mentre per l’omessa segnalazione di operazioni sospette possono arrivare da 30.000 a 300.000 euro. L’entità concreta dipende dalla gravità e dalla durata della violazione.
È opportuno rivolgersi tempestivamente a un legale specializzato per predisporre scritti difensivi ai sensi dell’art. 18 della Legge n. 689/1981, ricostruendo la documentazione raccolta, la valutazione del rischio effettuata e la conformità dell’attività alle regole tecniche applicabili, prima che il Ministero dell’Economia e delle Finanze si pronunci sul procedimento sanzionatorio.
